CASO DE ESTUDIO

CONECTIVIDAD EFICIENTE EN LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE UN CAMPUS UNIVERSITARIO.

+180

extensiones para teléfonos.

+6

edificios beneficiados.

+145,000

llamadas realizadas.

CLIENTE

– Universidad Tecnológica de Nayarit

UBICACIÓN

– Xalisco, Nayarit

INDUSTRIA

– Educación

PRODUCTOS

– Telefonía IP

Destacados

  • Implementación de telefonía IP en todas las instalaciones de la Universidad, donde cada teléfono cuenta con su extensión.
  • Control total de las llamadas dentro y fuera de sus instalaciones.

  • Operadora automática, correo de voz, música en espera y la posibilidad de comunicarse a través de una línea análoga en el caso de que la red llegue a fallar. 

Resumen

Universidad Tecnológica de Nayarit (UTNAY) está orientada a brindar servicios educativos de calidad, mediante un modelo pertinente de formación integral, incorporando funciones sustantivas de investigación, extensión universitaria, vinculación con el sector productivo y social que impacte en el entorno. Tiene una oferta educativa de 12 carreras entre licenciaturas e ingenierías, 20 convenios y más de 3000 estudiantes se forman en sus instalaciones.

Desafío

Debido al crecimiento de la universidad, el sistema de telefonía que usaban para comunicarse entre áreas fue quedando obsoleta, siendo teléfonos análogos que cada vez presentaban más fallas los cuales impedían la buena comunicación entre los involucrados, lo que hacía que resolver conflictos se dificultara. Aunado a esto presentaban una saturación de llamadas y no se contaba con una operadora que pudiera hacer las transferencias de manera automática, lo que dificultaba procesos como el de admisión, puesto que las personas interesadas en pedir información sobre la oferta educativa tardaban demasiado en ser atendidas o en algunos casos no eran atendidas, al igual que las llamadas de alumnos para pedir informes y orientación en procesos como pago de matrícula, cargas horarias, documentaciones, entre otras; los alumnos de la universidad presentaban constantes quejas sobre esta situación que era urgente solucionar pensando en un regreso a clases totalmente presencial.  

Solución

Para poder hacer una implementación, iPSEC conoció la problemática de UTNAY, entendiendo que el equipo de telefonía con el que cuentan está obsoleto, desactualizado y no es capaz de soportar la demanda estudiantil y administrativa del campus. El equipo de Ingenieros analizó la situación del campus, tomando en cuenta factores como: número de extensiones dentro de las instalaciones, capacidad, número de personas que los usan y demanda de llamadas. Este análisis resultó en una planificación e identificación de qué tipo de telefonía necesitan en el campus para cubrir sus necesidades.

Con base en los resultados del estudio se propone una implementación que logra satisfacer las necesidades de telefonía en todas las áreas del campus universitario. 

La solución brinda a la comunidad estudiantil y administrativa de UTNAY una conectividad telefónica de alta eficiencia, sin precedentes, que incluye las características que necesitaba, desde la operadora automática, correo de voz, música en espera. Además, permite comunicarse a través de una línea análoga en el caso de que la red llegue a fallar. 

Una de las principales prioridades de UTNAY es dar un buen servicio e imagen, la solución incluye operadora automática que graba mensajes de bienvenida y ofrece opciones a quién marca, es como tener una recepcionista las 24 horas, marcación por usuario, puede marcar a cualquier extensión digitalizando el nombre de la persona que busca, música en espera, puede poner música o anuncios en espera a quién le marca, multilenguaje, permite a los clientes elegir el idioma de su preferencia cuando la grabadora automática conteste, grupo de llamadas, transfiere llamadas a extensiones locales y usa diferentes tipos de timbrado para identificar los tipos de llamada, llamada es espera, si la extensión está ocupada, el que llama tiene la opción de dejar un mensaje, recordatorio o regresar con la operadora automática, modo de programación, canaliza las llamadas entrantes en diferentes horas, días, semanas o en festividades, conferencia conecta hasta con 8 usuarios a la vez.

Con la implementación de esta solución la comunicación será eficiente y los procesos tendrán solución en menor tiempo, por lo que podrán atender una mayor cantidad de llamadas y atender a todas las personas interesadas. 

Resultado

Realizar el cambio de telefonía análoga a telefonía IP, que propuso iPSEC fue una excelente decisión por parte de UTNAY, logrando ser una implementación rentable debido a las funcionalidades de este tipo de telefonía. Además, UTNAY proyecta importantes ahorros de costos en los próximos años, al tomar la decisión de seleccionar equipos de alta calidad. UTNAY está entusiasmado con el potencial de la solución para respaldar la innovación y el crecimiento.